Wofür sollte vor der Einführung eines Lizenz Managements eine Datenanalyse und eine Bewertung der vorhandenen Datenqualität durchgeführt werden?

Ein Lizenz Management Verfahren besteht nur zu einem geringen Teil aus dem Erfassen und Führen von operativen Daten in eigener Verantwortung.

Die meisten Daten, die das Lizenz Management benötigt stammen vielmehr aus Datenquellen, die primär nichts mit dem Lizenz Management zu tun haben. Dies gilt übrigens für viele Bereiche der IT Compliance ebenso, und die Erfahrungen aus dem Lizenz Management sind hier in aller Regel übertragbar.

Die meisten Daten zu den eingesetzten Softwareprodukten und den sonstigen Assets die das Lizenz Management benötigt, sind insofern im Lebenszyklus bereits an anderer Stelle des Unternehmens entstanden, werden also an anderer Stelle verwaltet und verantwortet.

Hierzu gehören u.a. die Metadaten der Organisation (UserIDs, Kostenstellen, Client- und Servernamen),  die Beschaffungsdaten des Einkaufs, die Installationsdaten des Servicemanagements, Scandaten für Clients und Servern, usw.

Diese Daten sind in aller Regel nicht unter der Kontrolle des Lizenz Managements, der Zugang zu ihnen ist häufig nicht definiert, aber immer eingeschränkt, und für das Lizenz Management nicht ohne weiteres gegeben.

Der Betrieb eines Lizenz Managements hängt jedoch in erheblichem Maße davon ab, dass es auf die oben beschriebenen Daten anderer Unternehmensbereiche als Funktion Zugriff erhält, und das diese Daten integer und aktuell sind.

Ohne diese Daten, die an den unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen entstehen, verwaltet und bearbeitet werden, kann ein Lizenz Management nicht funktionieren.

Eine der primären Aufgaben des Lizenz Managements besteht daher darin, die bestehenden Datenquellen zu identifizieren, zu analysieren und für die eigenen Bedürfnisse nutzbar zu machen.

Hierzu  gehören die datentechnische Integrität als auch die generelle Erlaubnis zum Zugriff, zur Nutzung und Auswertung sicherzustellen. Um dies dauerhaft sicherzustellen, müssen
hierfür Vereinbarungen mit den unterschiedlichen Stellen (Datenlieferanten) des Unternehmens geschlossen werden .

Datenanalyse und Daten Qualitäts Management

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Wie sieht der Lösungsansatz aus?

Jeder Einführung eines Lizenz Managements muss eine  gründliche Analyse der Stakeholder, der unterschiedlichen Interessen im Unternehmen und besonders der vorhandenen Datenquellen und ihrer Datenqualität vorausgehen.

Auf Basis des Ergebnisses der Datenanalyse ist ein Datenmodell abzuleiten, aus dem die Lieferanten und Besitzer der benötigten Daten hervorgehen (Datenfluß).

Mit den Lieferanten der Daten sind Vereinbarungen zu treffen, die den direkten Zugriff oder aber die regelmäßige Lieferung der Daten in definierter Qualität sicherstellen.

Durch exakte Auswertung und Analyse ist sicherzustellen, dass die Daten aus den identifizierten Datenquellen der gewünschten Qualität und Aktualität entsprechen. Ist die benötigte Datenqualität nicht oder nicht ausreichend gewährleistet, sollten zuerst geeignete Maßnahmen in den aktuellen Verfahren zur Datenerfassung und Pflege umgesetzt werden, um den benötigten Qualitätsgrad erreichen zu können.

Der hieraus resultierende qualitätsgesicherte Datenbestand fließt in die Tools des Lizenz Management ein und wird hier um die vom Lizenz Management um die zusätzlich benötigten Daten erweitert und gegebenenfalls um weitere benötigte Tools), die für den Aufbau und den Betrieb eines funktionierenden Lizenzmanagement benötigt werden.

In der betrieblichen Realität lassen sich viele der beschriebenen Tätigkeiten auch parallelisieren, um Zeit und Aufwände zu reduzieren, und so manche Anforderung wird erst im Rahmen des eigentlichen Betriebs erreicht werden.

Aber es ist von großer Bedeutung zu verstehen, dass ohne eine ausreichende Datenqualität und ein sinnvolles Daten- und Prozessmodell ein Lizenz Management Verfahren kaum einen ausreichenden Reifegrad erreichen wird.

Die Herstellung und Sicherstellung einer ausreichenden Datenqualität trägt hierbei weit über das Lizenz Management hinaus zur langfristigen Daten- und damit Lieferqualität der IT bei.